Propósito

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As Políticas Administrativas têm como propósito organizar a gestão interna e padronizar as rotinas administrativas do Cartório de Descoberto, garantindo eficiência, transparência e harmonia no ambiente de trabalho.

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São o guia de governança interna do cartório, estabelecendo diretrizes sobre estrutura hierárquica, jornada, atendimento, comunicação, segurança da informação e desenvolvimento da equipe.

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Mais do que regras de funcionamento, representam um modelo de gestão comprometido com a ética, a clareza e a excelência, sustentando o papel do cartório como instituição moderna, confiável e humana.

 

Preâmbulo

 

As Políticas Administrativas do Cartório de Descoberto têm por finalidade organizar, disciplinar e uniformizar as rotinas administrativas e de gestão interna, assegurando eficiência, clareza e harmonia no ambiente de trabalho.

 

Elas traduzem o compromisso da instituição com a ética, a transparência, a legalidade e a excelência no atendimento, pilares que sustentam a confiança pública no serviço notarial.

 

Aplicam-se ao Tabelião, Substitutos e todos os colaboradores, devendo ser observadas diariamente como instrumento de gestão e boa convivência.

 

1. Estrutura Organizacional e Hierarquia Interna

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1.1 Propósito

Assegurar clareza nas funções e responsabilidades, promovendo eficiência e cooperação entre os membros da equipe.

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1.2 Diretrizes

1. A estrutura hierárquica do cartório é composta pelo Tabelião, Tabeliães Substitutos, Escreventes Substitutos e Escreventes Auxiliares, cada um com atribuições definidas.

2. As decisões técnicas e jurídicas competem ao Tabelião, que responde pessoalmente pelos atos praticados.

3. Todos devem respeitar as atribuições e decisões dos superiores hierárquicos.

4. A comunicação deve ser respeitosa, clara e objetiva, mantendo a harmonia no ambiente de trabalho.

 

2. Jornada, Pontualidade e Frequência

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2.1 Propósito

Garantir regularidade e comprometimento na jornada de trabalho, respeitando o equilíbrio entre eficiência e disciplina.

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2.2 Diretrizes

1. Cumprir horários é uma demonstração de respeito ao público e à equipe.

2. O controle de jornada é realizado por meio de supervisão e registros internos.

3. Atrasos e faltas devem ser previamente comunicados e justificados.

4. O banco de horas e compensações seguem critérios definidos pela administração, observando legalidade e transparência.

 

3. Atendimento e Postura Profissional

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3.1 Propósito

Manter um padrão elevado de conduta e urbanidade no atendimento ao público e nas relações internas.

 

3.2 Diretrizes

1. O colaborador deve agir com cortesia, empatia e profissionalismo.

2. É proibido o uso de celulares pessoais durante o expediente, salvo autorização expressa.

3. O uniforme institucional deve ser utilizado de forma adequada e sempre limpo e conservado.

4. A imagem do cartório deve ser preservada por meio de condutas éticas e respeitosas em qualquer ambiente.

 

4. Uso de Equipamentos e Recursos

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4.1 Propósito

Assegurar o uso correto, responsável e seguro dos equipamentos e recursos do cartório.

 

4.2 Diretrizes

1. Todos os recursos físicos e tecnológicos devem ser utilizados exclusivamente para fins profissionais.

2. É proibido o uso de computadores, impressoras, telefones e internet para fins pessoais.

3. Cada colaborador é responsável pela segurança dos dispositivos e documentos sob sua guarda.

4. O compartilhamento de senhas é terminantemente proibido.

5. O uso de sistemas eletrônicos deve seguir as regras de sigilo e proteção de dados.

 

5. Gestão Documental e Arquivamento

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5.1 Propósito

Garantir a correta organização, rastreabilidade e conservação dos documentos produzidos e recebidos.

 

5.2 Diretrizes

1. Todos os documentos devem ser protocolados e arquivados de forma organizada.

2. A eliminação de documentos deve observar os prazos legais e normas da Corregedoria-Geral de Justiça.

3. O cartório mantém backup periódico dos dados eletrônicos, com controle de segurança.

4. O acesso aos arquivos é restrito aos colaboradores autorizados.

 

6. Comunicação Institucional e Reuniões

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6.1 Propósito

Assegurar um fluxo de informação transparente e colaborativo.

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6.2 Diretrizes

1. As informações devem circular de forma clara, objetiva e documentada.

2. As reuniões de equipe são instrumentos de alinhamento e aperfeiçoamento das rotinas.

3. O ambiente de trabalho deve favorecer o diálogo respeitoso e construtivo.

 

7. Desenvolvimento e Capacitação

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7.1 Propósito

Promover o aprendizado contínuo e o desenvolvimento técnico e humano dos colaboradores.

 

7.2 Diretrizes

1. O cartório incentiva a participação em cursos, treinamentos e eventos da área notarial e registral.

2. O compartilhamento de conhecimento entre os colegas é prática valorizada.

3. O aperfeiçoamento profissional é responsabilidade individual e institucional.

 

8. Segurança da Informação e Proteção de Dados

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8.1 Propósito

Preservar a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.

 

8.2 Diretrizes

1. O sigilo é dever absoluto de todos os colaboradores.

2. O acesso aos sistemas deve ocorrer apenas com credenciais pessoais.

3. É proibido armazenar dados institucionais em dispositivos pessoais.

4. O tratamento de informações deve observar integralmente a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018).

5. Qualquer violação deve ser comunicada imediatamente à administração.

 

9. Controle Patrimonial e Manutenção

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9.1 Propósito

Garantir a conservação do patrimônio e o bom funcionamento das instalações.

 

9.2 Diretrizes

1. Todos os bens são inventariados e controlados.

2. Danos ou irregularidades devem ser comunicados de imediato.

3. A limpeza e conservação do ambiente são deveres de todos.

 

10. Conduta e Responsabilidade Disciplinar

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10.1 Propósito

Manter a disciplina, a ética e o respeito nas relações de trabalho.

 

10.2 Diretrizes

1. O descumprimento das políticas será analisado com observância ao contraditório e proporcionalidade.

2. As medidas corretivas têm caráter educativo, não punitivo.

3. Casos graves de desrespeito ou violação de sigilo serão comunicados às autoridades competentes.

 

Cláusula Final

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Cumprir estas políticas é respeitar a confiança pública e reafirmar o compromisso do Cartório de Descoberto com a ética, eficiência e humanidade no exercício da função notarial.

 

Eficiência com humanidade. Disciplina com gentileza.

 

Cartório de Descoberto

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